仕事でGeminiを使う前に確認することは、「どのアカウントで」「何を入れてよくて」「誰に相談するか」の3つに集約されます。この記事の7項目を順に確かめれば、うっかり社外秘を入れてしまう失敗を防げます。
- 会社の情報は、会社が契約したアカウントで扱うのが基本
- 入れてはいけない情報を、具体例で決めておく
- AIの答えは、必ず人が確認してから使う
確認日：2026/10/17／ITやDXに関わる会社員。機能や仕様は公式情報で確認しています
生成AIは便利ですが、使い始める前に確認しておかないと、あとから「その情報は入れてはいけなかった」と気づくことになります。この記事では、Google WorkspaceのGeminiを例に、仕事の情報を扱う前に確認したい7項目をチェックリストにまとめました。
まずはチェックリストで確認
- 1. 会社のアカウントでログインしている
- 2. 会社で使ってよい生成AIサービスが決まっている
- 3. 入力してよい情報・いけない情報が分かっている
- 4. 個人アカウントのGeminiに仕事の情報を入れていない
- 5. AIの答えを、人が確認してから使う流れになっている
- 6. 外部に送るものは、送る前に人が読む
- 7. 困ったときの相談先が分かっている
ひとつでも分からない項目があれば、下の説明を読んでから使い始めましょう。
1. 会社のアカウントでログインしているか
Googleの公式情報では、会社のWorkspaceアカウント（BusinessやEnterpriseなど）でGeminiを使う場合、入力した内容が許可なく生成AIの学習に使われることはなく、人によるレビューもされないと説明されています。一方、個人のGoogleアカウントでは扱いが異なります。
ブラウザに個人と会社のアカウントが両方ログインしていると、気づかないうちに個人アカウントで使ってしまうことがあります。画面右上のアイコンで、会社のメールアドレスになっているかを毎回確認しましょう。
2. 会社で使ってよいサービスが決まっているか
Geminiが使える環境でも、会社によっては「Geminiは可、ほかの生成AIは不可」などのルールがあります。逆に、ルールがまだない会社もあります。ルールがない場合は、自己判断で広げず、担当部署に確認するのが安全です。
3. 入れてよい情報・いけない情報が分かっているか
「機密情報は入れない」とだけ決めても、人によって判断が分かれます。具体例で線を引いておくと迷いません。下は一般的な例です。最終的な基準は、会社のルールに従ってください。
- 公開済みの情報（自社サイトの文章など）
- 個人や取引先が特定できない文章
- 自分で書いた下書きやメモ
- 一般的な質問（言い回し、構成の相談など）
- お客様や取引先の個人情報
- 契約内容、価格、未発表の情報
- 人事・評価に関する情報
- パスワードや認証情報（どのアカウントでも入れない）
4. 個人アカウントのGeminiに仕事の情報を入れていないか
個人のGoogleアカウントでGeminiアプリを使う場合、Googleのヘルプでは、「アクティビティの保存」がオンだと会話の一部を人のレビュアーが確認することがあると説明されています。そのうえで、レビュアーに見られたくない情報は入力しないよう案内しています。
スマートフォンの個人アカウントで、つい仕事のメールを要約させてしまう、というのはありがちな失敗です。仕事の情報は会社のアカウントで扱う、と決めておきましょう。
5. AIの答えを、人が確認してから使うか
生成AIの答えには、もっともらしい間違いが混ざることがあります。特に数字・日付・固有名詞・規程の内容は、元の資料と見比べてから使いましょう。答えは「下書き」として扱い、最後の判断は人がするのが基本です。
上の画面は、架空の会議メモを議事録に整えてもらった例です。「旧フォームを止める日はまだ決まっていない」という内容が、「決定事項」の欄に入っています。こうした小さな取り違えは、読み飛ばすと気づけません。
6. 外部に送るものは、送る前に人が読むか
メールの返信案などをAIに作らせるのは効率的ですが、そのまま送信まで任せないのが安全です。宛先、敬語、事実関係を人が確認してから送りましょう。
7. 困ったときの相談先が分かっているか
「この情報は入れてよいのか」「Geminiのボタンが表示されない」といった疑問は、使い始めると必ず出てきます。情報システム部門、DX推進の担当者など、会社で決められた相談先を確認しておきましょう。決まっていなければ、それ自体を担当者に伝えることが社内ルールづくりのきっかけになります。
まとめ
仕事でGeminiを安全に使うには、特別な知識より確認の習慣が大切です。会社のアカウントで、入れてよい情報だけを使い、答えは人が確かめる。この3つを守れば、大きな失敗はかなり防げます。
参考にした公式情報
情報は2026年10月17日時点のものです。この記事は一般的な確認項目の例で、法的な助言ではありません。会社のルールを優先してください。